Meine Geheimwaffen für mehr Produktivität

Die letzten Wochen meiner Berufstätigkeit und im ersten Monat als Selbstständige kam ich wahnsinnig ins Schwimmen.

Ich fühlte mich wie ein Eichhörnchen unter einem Walnussbaum. Ich lief nur noch von Walnuss zu Walnuss, nahm hier einen Bissen und da einen und am Ende des Tages hatte ich doch noch Hunger.

Nie genug geschafft, nie genug gemacht.

Ich lief wieder mal dem Leben hinter her, im Kreis herum, im Hamsterrad.

Und dann führten einige Begebenheiten in kürzester Zeit dazu, dass ich einen wahnsinnigen Produktivitätsboost erlebt habe.

Meine Geheimwaffen, die mich durch diese Zeit und darüber hinaus begleitet haben, möchte ich Dir heute im Detail vorstellen. Sie sind nicht nur für Selbstständige geeignet, sondern eignen sich perfekt dafür, Deinem Alltag eine Struktur zu verpassen!

Fangen wir gleich mit diesen 4 Beauties an, von links nach rechts:

1. Eleph… äh Evernote

Evernote ist ein gigantisches Notizbuch, in dem Du endlos viele Bücher mit endlos vielen Unternotizen erstellen kannst. Dazu gibt es den WebClipper, der es Dir ermöglicht, eine umfangreiche Ressourcensammlung anzulegen und interessante Artikel für später oder eine ruhige Minute zu speichern.

Das ist vor allen Dingen hilfreich, wenn Du Dich, wie ich von spannenden Themen leicht einfangen lässt und dann stundenlang von George Washington zum Bayerischen Reinheitsgebot alles liest, was die Wikipedia hergibt.

Inzwischen clippe ich mir die Artikel, die mich interessieren und lese sie dann gezielt während der Stunde durch, in der ich nur meiner Neugierde nachgehe.

Evernote ist kostenfrei!

 

2. Dropbox

Die Dropbox ermöglicht es Dir, Deine Daten überall abzurufen. Ist eher für Businesszwecke interessant, aber ich liebe es, dass ich auch vom Smartphone mal was rüberspielen kann und nie dieses „Oh shit, das ist zuhause auf dem Computer gespeichert, da komm ich jetzt nicht ran“-Gefühl habe.

Auch super für Rechnungen, Reklamationen, wichtige Dokumente und Harry Potter Hörbücher…

 

3. RescueTime

Von RescueTime habe ich schon mal geschwärmt, aber ich liebe es immer noch so sehr!

Es handelt sich dabei um eine kleine Erweiterung, die Du auf Deinem Computer installierst. Im Hintergrund trackt sie, womit Du Deine Zeit verbringst. Du kannst Dir die Ergebnisse jederzeit in Deinem Dashboard ansehen und bekommst auch wöchentlich einen Überblick über die letzten Tage.

Die erste Zusammenfassung war für mich so aufschlussreich, weil ich gemerkt habe, dass mein tägliches motivierendes Youtube-Video dazu führt, dass ich eingesaugt werde und dann oft eine halbe Stunde oder länger von Video zu Video klicke. Inzwischen schaue ich mir das Video an, während mein Essen im Ofen ist oder direkt nach dem Essen, bevor es wieder an die Arbeit geht. Nur eins!

 

4. f.lux

Über f.lux habe ich bei meiner Abendroutine schon geschrieben. Diese Erweiterung filtert die blauen Wellen aus dem Licht, dass Dein Laptop abgibt.

Das bewirkt, dass Deine Augen weniger schnell ermüden und Du abends nicht völlig aufgekratzt bist.

Wie krass der Unterschied ist, merke ich nur dann, wenn ich f.lux ausversehen ausschalte. Wie ich das früher ausgehalten habe, ist mir ein Rätsel!

 

5. Trello

In Trello, einem Projektmanagement-Tool plane ich meine Aufgaben für die jeweilige Woche.

Für jede Kategorie (So little time, Fülleleben, Virtuelle Assistenz, Organisatiorisches, Me-Time…) habe ich eine eigene Liste, auf der ich mir Kärtchen anlege. Für einen neuen Artikel, für eine Aufgabe, eine Erledigung und auch für die regelmäßige Entspannung.

In der Kalenderfunktion von Trello plane ich mir dann an jedem Tag 3 Kärtchen ein. Sie lassen sich leicht per Drag and Drop von Tag zu Tag schieben – je nachdem wie es eben passt. Trello kannst Du auch mit Deinem Google Kalender oder dem iCal verbinden, dann werden Dir die Aufgaben auch dort angezeigt.

Einziges Manko: Die Karten werden alphabetisch nach Liste sortiert, das macht es schwierig, zeitliche Abläufe zu planen.

 

6. Erinnerungen für monatliche und jährliche Planung

Hierfür nutze ich Apples Erinnerungen-App. Geht aber genauso auch mit Wunderlist und sonstigen Apps, die Dich To-Do-Listen anlegen lassen.

Wie Du siehst, habe ich für jeden Monat eine To Do Liste, auf der sämtliche Termine, Abgabefristen (für Bücher), Action Steps und Ziele landen.

Da wir grundsätzlich mehr Zeit für Aufgaben brauchen, als wir glauben (und das habe ich beim ersten Buch sowas von gemerkt!), gehe ich beim Einplanen dieser Ziele in diesen 3 Schritten vor:

1. Die Ziele landen zuerst auf der Ziele-und-Ideen-Liste.
2. Sobald es ein Ziel dorthin geschafft hat, teile ich es in Action Steps ein (welche Portiönchen gehören dazu, damit am Ende ein fertiges Projekt dabei herauskommt?)
3. Die Actionsteps landen dann auf den monatlichen Listen, das Ziel auf der Liste im jeweiligen Abgabe-/Launchmonat und werden dann Stück für Stück abgearbeitet.

Jede erledigte Liste wird zum nächsten Monat in der Übersicht.

Das funktioniert supergut!

 

7. Bonustipp Scrivener

Ich muss Dir da jemanden vorstellen, wir kennen uns schon lange, haben uns jetzt aber erst angenähert und sind verliebt (also ich). Die Rede ist von Scrivener.

Diese fantastische App muss einfach auf dieser Liste landen, denn sie war ein Gamechanger für meine Produktivität. Aber: Sie kann für Deine Produktivität komplett irrelevant sein, denn Scrivener ist ein Tool zum Schreiben von Büchern.

(Hey, aber mal ehrlich: Du träumst auch davon, mal ein Buch zu veröffentlichen, oder?)

In Scrivener habe ich mein zweites Buch geschrieben (und mir hinterher gewünscht, ich hätte auch das erste dort geschrieben *hüstel*).

Du kannst sämtliche Recherchematerialien für Dein Buch direkt in der App sammeln. Das Cover importieren, den Text formatieren. Du kannst Kapitel schubsen, überprüfen, ob Deine Struktur ausgewogen befüllt ist und das Buch für Kindle, iBooks, als PDF und in tausend andere Formate exportieren.

Noch dazu gibt es tolle Spielereien, wie verschiedene Symbole für unfertige Kapitel, für Text, den Du reviewen musst und und und.

Lass Deinen Traum endlich Realität werden und hol Dir dafür diesen tollen Partner ins Boot!

 

8. Die Powerhour

Völlig analog und kostenfrei: Ganz egal, was um mich herum passiert, die erste Stunde meiner Arbeitszeit gehört mir. Zwischen 9 und 10 kann die Welt untergehen, sich auf den Kopf stellen und mit den Beinen wackeln; ich setze mich auf den Hosenboden und get shit done!

Halte Dir unbedingt eine Powerhour frei, in der Du produktiv bist (auch wenn’s nur 15 oder 30 Minuten sind).

 

9. White noise

Ein Tipp aus der Tinnitusbehandlung, funktioniert aber auch für Normalhörer. Lass im Hintergrund ein Geräusch laufen. Ich erwähne die App alle paar Monate wieder, aber sie ist einfach so so toll. RainyMood. Hands down die beste App mit unschlagbar genialem prasselnden Regen mit der perfekten Dosis Donner.

Na gut, im Sommer dieses Jahr brauchst Du die App nicht, das erledigt das Wetter schon für uns, aber die schöne Tage, an denen Du trotzdem produktiv sein musst, kommen bestimmt! RainyMood (oder jedes andere Hintergrundgeräusch) eignen sich auch hervorragend, wenn Du leicht abgelenkt wirst oder in einem lauten Büro sitzt.

Schalte die App oder Website auf Deinem Smartphone oder Computer an. Durch das Prasseln des Regens hast Du auch bei strahlendem Sonnenschein das Gefühl, nichts zu verpassen. Du hast etwas, auf das Du Dich konzentrieren kannst und das Dir hilft, fokussierter zu arbeiten.

Fun fact: Selbst wenn es draußen knochentrocken war, haben meine Kollegen nie bemerkt, dass die App lief. Und ich konnte mich super konzentrieren. Probier’s mal aus!

 

Welches Tool oder Helferlein nutzt Du und muss dringend noch auf die Liste? Schieß los!

 

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Merk Dir diese Tools für später!