Der ultimative Hack für Ordnung auf Deinem Schreibtisch

Dein Chef bittet Dich um die Telefonnummer eines neuen Kunden.

Oh nein. Die hast Du notiert.

Hundertpro.

Wo ist denn nur das Post-it?

Du schwitzt. Leicht panisch durchwühlst Du die Papiere auf Deinem Schreibtisch.

Er muss doch irgendwo sein.

Dein Chef schaut noch mal in Dein Büro.

Haben Sie’s? Es ist dringend!

Wo ist nur dieser blöde Zettel?

Nach 5 Minuten findest Du ihn.

Unter der Tastatur war er. Er ist zerknittert. Schnell schreibst Du die Nummer für Deinen Chef auf einen frischen Klebezettel.

Kommt Dir das bekannt vor? Herzlich willkommen im Club!

Bevor ich meinen Arbeitsstil gehackt habe und bei mir endlich Ordnung am Arbeitsplatz herrschte, ging es mir genauso.

Am Montag klebten noch die Überreste der vergangenen Woche auf meinem Schreibtisch.

Den ganzen Tag über kamen neue Aufgaben hinzu. Spätestens am Nachmittag war kein Fleckchen Tischplatte mehr zu sehen.

Die gesamte Fläche war gepflastert mit Post-its.

 

Warum eine gute Idee nicht immer eine gute Lösung bedeutet

Eigentlich sind Post-its ja eine Klasse-Erfindung.

Kleine ablösbare Zettelchen am besten in grellen Farben. Der absolute Hingucker.

Noch heute senden sie nur ein Signal: SCHAU MICH AN!

Wenn Du sie benutzt, kannst Du Dich von mehr Ordnung am Arbeitsplatz verabschieden. Denn leider haben Post-its 4 blöde Nachteile:

1. Sie verursachen Chaos. Ein Kollege legt etwas auf Deinem Schreibtisch ab? Du findest garantiert nichts mehr.
2. Sie lenken Deinen Fokus ständig von Deiner Arbeit ab. Besonders wenn sie an Deinem Monitor kleben.
3. Prioritäten setzen ist unmöglich. Jeder Zettel sagt: ICH BIN WICHTIG.
4. Sie lösen sich leicht ab von Oberflächen und verschwinden ins Nirvana.

 

Dein Lebensretter

Völlig verzweifelt habe ich mich 2012 für ein Seminar angemeldet mit dem schönen Titel „Ordnung am Arbeitsplatz – Selbstorganisation und Zeitmanagement im Büro“.

Der Beweis dafür, dass Du Dich von sperrigen Seminartiteln nie abschrecken lassen solltest.

Diese 2 Tage haben meine Arbeitsweise und damit mein Leben verändert.

Ich nehme Dich nicht auf den Arm.

Auch wenn das Konzept erst einmal so klingt als würde ich mich über Dich lustig machen.

Ich habe am Anfang auch gelacht. Aber je mehr ich erfahren habe, desto mehr überzeugte mich die Referentin.

1 Tool und 3 Regeln

Darf ich vorstellen, Dein neuer Lebensretter:

Dein Arbeitsbuch. Ein kariertes A4 Ringbuch.

Und dazu gibt es noch 3 Regeln:

1. Dein Arbeitsbuch bleibt an Deinem Schreibtisch liegen
2. Du nimmst alle Aufgaben in das Buch auf
3. Am Ende des Arbeitstages nimmst Du Dir 5 Minuten Zeit um erledigte Aufgaben durchzustreichen und noch offene auf die nächste Seite zu übertragen

Ja, es ist wirklich so einfach.

Ich verspreche Dir, wenn Du einmal angefangen hast, willst Du nie wieder ohne.

Gerade weil es so simpel ist, wird es Dir das Dranbleiben extrem leicht fallen.

 

Die wichtigsten Antworten zum Arbeitsbuch

Ich habe für Dich die wichtigsten Fragen beantwortet, die ich am Anfang hatte:

Warum A4 und kariert?

A5 ist einfach zu klein. Die Seiten werden viel zu schnell voll und lassen sich schwer einteilen.

Kariert weil Du Rahmen und Kästchen viel leichter zeichnen kannst.

Wie viele Arbeitsbücher brauchst Du im Jahr?

1 Buch.

In meinem Job gibt es starke und schwache Wochen. Deshalb nutze ich in schwachen Wochen nur 1/2 Seite pro Tag. Ein Office-Buch mit 90 Seiten reicht mir so dicke für 1 Jahr.

Wenn Dein Job nicht saisonal verläuft, brauchst Du wahrscheinlich 2 Bücher.

Tipp: Frage Deinen Arbeitgeber, ob Du die Bücher als Büromaterial beschaffen kannst.

Denn schließlich benutzt Du das Buch nur an Deinem Schreibtisch. Ein Hinweis auf Deine gesteigerte Produktivität wirkt oft Wunder.

Was passiert mit Deinen Post-its?

Sie setzen Staub an.  Ich benutze sie ausnahmslos nicht mehr um mir Aufgaben zu notieren.

Die einzige Ausnahme: (Telefon)Notizen für Kollegen – aber auch die schicke ich lieber per E-Mail. Die gehen nicht verloren und Du hast den Beweis, dass Du sie auch weitergegeben hast.

Wenn ich von anderen Mitarbeitern Post-its zugeschustert bekomme, klebe ich sie mit Tesa in mein Arbeitsbuch.

Aber NIE an den Bildschirm – oder sonst wohin.

Und was bedeutet „alle Aufgaben“ in das Buch aufnehmen?

Genau das, was das da steht. Du nimmst ausnahmslos alle Aufgaben auf.

Kostet es nicht viel Zeit, so ein Buch zu führen?

Anfangs ist es eine Umstellung. Ich glaube nicht, dass es mich mehr Zeit kostet als:

• Klebezettel suchen
• Feststellen, dass der Zettel auf einem weggeworfenen Schriftstück klebt
• Papierkorb durchwühlen auf der Suche nach dem Zettel
• E-Mail-Postfach durchsuchen nach unerledigten Aufgaben
• Versuchen, mich an offene Punkte zu erinnern
• Irgendwelche Zettel mit To do-Listen vollschreiben
• Die Zettelwirtschaft am Abend beseitigen
• Oder mich am nächsten Morgen erst einmal in den Berg an Zetteln einzufinden
• Herausfinden was als nächstes erledigen muss
• Tage, Wochen oder Monate später nach einer Telefonnummer suchen, die man nicht ins Adressbuch eingetragen hat
• Sich an den Inhalt eines Gesprächs erinnern, weil man keine Telefonnotiz geführt hat oder diese verschollen ist

Wie strukturierst Du Dein Arbeitsbuch?

Gut, dass Du fragst!

Starke Woche:

 

Schwache Woche:

 

 

Oben siehst Du eine starke Woche, unten die schwache.

Meetings bekommen eine eigene Seite.

Im Detail: 

Aufgaben von gestern: Alles, was gestern unerledigt geblieben ist. Falls Du alles abhaken konntest (Yay!) rutschen die Aufgaben für heute nach oben.

Arbeitsbeginn und –ende: Notiere Dir zu Deiner eigenen Sicherheit Deine Arbeitszeiten. So fällt die Zeiterfassung leichter und Du hast was in der Hand.

Aufgaben von heute: Alle Aufgaben, die heute neu dazukommen (per Telefon, E-Mail, vom Chef delegiert, aus dem Arbeitsgeschehen)

Wichtige Termine für die Woche: Ein bisschen mehr Arbeit, aber so musst Du nicht ständig den Kalender offen haben oder eine neue Zettelwirtschaft anfangen

Aufgaben für später in der Woche: Das sind Aufgaben der Priorität C und D, also z.B. die Büropflanzen gießen, Büromaterial bestellen, Ablage machen etc.

Sie eignen sich toll zur Überbrückung von Arbeitstiefs. Also für die Zeit, in der Du Dich schlecht konzentrieren kannst oder einfach mal aufstehen musst.

Dann ziehst Du eine dieser Aufgaben hervor und schaffst Dir eine kurze Insel der Glückseligkeit.

Hier gehören auch hin: Einen Kaffee holen gehen oder ein paar kurze Entspannungsübungen.

 

Digital ist nicht automatisch besser

Natürlich habe ich auch schon viele Gegenstimmen zu meinem Arbeitsbuch gehört. Ich wurde belächelt. Mir wurden supertolle Apps empfohlen.

Bisher habe ich aber noch keine andere Option gefunden, die so zuverlässig dafür sorgt, dass ich meine Aufgaben erledigt bekomme!

Papier ist extrem geduldig. Es ist unwahrscheinlich, dass Dein Arbeitsbuch abhanden kommt.

Außer natürlich das Gebäude brennt ab…

Es kann Dir auch einen richtigen Haufen Geld sparen.

Einer unserer Geschäftspartner konnte sich nicht an  die Abmachung erinnern und wollte von meiner Abteilung einen Haufen Kohle haben.

Sowas passiert erstaunlich häufig, Businessamnesie oder so…

Blöd für ihn, dass ich nach kurzem Blättern meine Telefonnotiz gefunden habe. Und da stand Wort für Wort drinnen, was abgesprochen war.

Sogar die genaue Uhrzeit des Gesprächs konnte ich ihm sagen.

Verschenk dieses Potenzial nicht. Dein Arbeitszeit wird sich doppelt und dreifach rentieren. Und die ganze Zeit, die Du in es investierst, holst Du garantiert wieder raus!

 

Erzähl mir von deinen Pro-Tipps für Ordnung auf dem Schreibtisch in den Kommentaren!

---